Eine gute Dienstplanung ist das Rückgrat jeder Freiwilligen Feuerwehr. Doch zwischen Beruf, Familie und Ehrenamt ist die Koordination oft eine Herausforderung. Mit den richtigen Strategien gelingt sie trotzdem.
Die Herausforderungen der Dienstplanung
Freiwillige Feuerwehrleute opfern ihre Freizeit für die Allgemeinheit. Umso wichtiger ist eine Planung, die:
- Frühzeitig informiert – Niemand mag kurzfristige Überraschungen
- Flexibel bleibt – Ausfälle passieren immer
- Fair verteilt – Nicht immer dieselben Kameraden belasten
- Übersichtlich ist – Jeder weiß, wann er dran ist
Übungsdienste richtig planen
Feste Termine etablieren
Der Klassiker: Jeden ersten und dritten Dienstag im Monat ist Übungsabend. Feste Termine sind leichter zu merken und erleichtern die private Planung.
Themen frühzeitig kommunizieren
Veröffentlichen Sie den Übungsplan quartalsweise oder jährlich. So können Kameraden mit Spezialkenntnissen gezielt teilnehmen.
Beispiel-Jahresplan:
| Monat | Thema | |-------|-------| | Januar | Fahrzeugkunde | | Februar | Erste Hilfe Auffrischung | | März | Löschangriff | | April | Technische Hilfeleistung |
Anwesenheit digital erfassen
Wer war da, wer nicht? Eine digitale Erfassung hilft bei:
- Jahresstatistiken
- Erkennen von Trends (wer fehlt häufig?)
- Nachweis für Versicherungen
Bereitschaftsdienste organisieren
Das Schichtmodell
Bei größeren Wehren oder Schwerpunktwachen bietet sich ein Schichtmodell an:
- Wochenschichten – Jeweils eine Gruppe ist eine Woche "in Bereitschaft"
- Tagesschichten – Feinere Einteilung, mehr Flexibilität
- Mischmodell – Kombination aus beidem
Tauschbörse einrichten
Manchmal kann jemand seinen Dienst nicht wahrnehmen. Eine offizielle Tauschbörse verhindert Lücken:
- Anfrage stellen: "Suche Tausch für Samstag"
- Kameraden können direkt reagieren
- Führung behält Überblick
Sonderdienste und Veranstaltungen
Absicherung von Umzügen, Brandwachen bei Veranstaltungen, Tag der offenen Tür – Sonderdienste erfordern besondere Planung:
Frühzeitig anfragen
Mindestens 4 Wochen vorher sollten Sie:
- Den Bedarf ermitteln (Wie viele Kräfte? Welche Qualifikationen?)
- Die Mitglieder informieren und Zusagen einholen
- Bei Unterbesetzung nachhaken
Faire Verteilung
Führen Sie Buch, wer wann Sonderdienste übernommen hat. So vermeiden Sie, dass immer dieselben einspringen.
Digitale Hilfsmittel nutzen
Kalender-Integration
Moderne Feuerwehr-Software synchronisiert Termine mit privaten Kalendern. So hat jeder seine Dienste immer im Blick.
Automatische Erinnerungen
24 Stunden vorher eine Erinnerung per App oder E-Mail – das reduziert Vergessen drastisch.
Zu- und Absagen erfassen
Mit einem Klick können Kameraden zu- oder absagen. Die Führung sieht sofort, ob genug Personal vorhanden ist.
Gute Planung bedeutet nicht mehr Aufwand – sondern weniger Stress am Tag selbst.
Tipps für den Alltag
- Puffer einplanen – Rechnen Sie mit 20% Ausfällen
- Vertretungsregelung – Wer springt ein, wenn der Gruppenführer fehlt?
- Feedback einholen – Was läuft gut, was nicht?
- Regelmäßig auswerten – Stimmt die Teilnahmequote?
Fazit
Dienstplanung ist eine Daueraufgabe, die sich mit den richtigen Werkzeugen und Prozessen deutlich vereinfachen lässt. Investieren Sie Zeit in eine gute Struktur – Ihre Kameraden werden es Ihnen danken.