Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt auch für Freiwillige Feuerwehren. Doch was bedeutet das konkret? Welche Daten dürfen Sie speichern, und was müssen Sie beachten? Dieser Artikel gibt Antworten.
Grundlagen: Was ist die DSGVO?
Die DSGVO regelt seit 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen:
- Name, Adresse, Geburtsdatum
- Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- Fotos
- Gesundheitsdaten (z.B. G26-Tauglichkeit)
Betrifft die DSGVO auch Feuerwehren?
Ja. Freiwillige Feuerwehren sind in der Regel Teil der Gemeindeverwaltung und damit öffentliche Stellen. Aber auch Feuerwehrvereine fallen unter die DSGVO, sobald sie personenbezogene Daten verarbeiten.
Welche Daten dürfen Sie speichern?
Daten auf Basis der Mitgliedschaft
Für die Durchführung des Feuerwehrdienstes dürfen Sie ohne gesonderte Einwilligung speichern:
- Stammdaten – Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten
- Dienstliche Daten – Dienstgrad, Funktion, Eintrittsdatum
- Qualifikationen – Lehrgänge, Führerscheine, Befähigungen
- Einsatzdaten – Teilnahme an Einsätzen und Übungen
Rechtsgrundlage: Erfüllung der öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Daten mit Einwilligung
Für folgende Daten benötigen Sie eine ausdrückliche Einwilligung:
- Fotos für Öffentlichkeitsarbeit (Website, Social Media)
- Bankverbindung für Vereinsbeiträge
- Private Handynummer für Alarmierung (wenn nicht dienstlich)
- Gesundheitsdaten über das notwendige Maß hinaus
Besonders sensible Daten
Gesundheitsdaten wie die G26-Tauglichkeit unterliegen besonderem Schutz:
- Nur speichern, wenn für den Dienst erforderlich
- Zugriff streng begrenzen
- Nach Ende der Mitgliedschaft zeitnah löschen
Was müssen Sie beachten?
1. Informationspflicht
Jedes Mitglied muss wissen:
- Welche Daten werden gespeichert?
- Zu welchem Zweck?
- Wie lange?
- Wer hat Zugriff?
Tipp: Erstellen Sie ein Informationsblatt für neue Mitglieder.
2. Einwilligungen dokumentieren
Wenn Sie Einwilligungen einholen (z.B. für Fotos), dokumentieren Sie:
- Wann wurde eingewilligt?
- Wofür genau?
- Die Einwilligung muss freiwillig sein
3. Zugriff beschränken
Nicht jeder muss alles sehen:
| Rolle | Zugriff auf | |-------|-------------| | Wehrführer | Alle Mitgliederdaten | | Gruppenführer | Daten der eigenen Gruppe | | Schriftführer | Stammdaten, keine Gesundheitsdaten | | Mitglied | Nur eigene Daten |
4. Löschfristen einhalten
Daten dürfen nicht ewig gespeichert werden:
- Nach Austritt: Stammdaten nach 3 Jahren löschen (Aufbewahrungspflichten beachten)
- Gesundheitsdaten: Sofort nach Ende der Relevanz
- Fotos: Bei Widerruf der Einwilligung
5. Datensicherheit gewährleisten
- Passwortgeschützte Systeme verwenden
- Keine unverschlüsselten Excel-Listen per E-Mail versenden
- Papierunterlagen verschlossen aufbewahren
Häufige Fehler vermeiden
Fotos auf der Website
Falsch: Einfach alle Fotos vom Einsatz veröffentlichen.
Richtig: Nur Fotos mit Einwilligung der abgebildeten Personen. Bei Einsatzfotos: Keine erkennbaren Betroffenen oder Unbeteiligte.
WhatsApp-Gruppen
Falsch: Mitgliederliste mit Handynummern in WhatsApp teilen.
Richtig: Nur Nummern von Personen hinzufügen, die eingewilligt haben. Besser: Dienstliche Kommunikationstools nutzen.
Alte Unterlagen
Falsch: Mitgliederlisten aus den 1990ern im Keller lagern.
Richtig: Regelmäßig prüfen und nicht mehr benötigte Unterlagen datenschutzgerecht vernichten.
Datenschutz ist kein Hindernis, sondern schützt das Vertrauen Ihrer Mitglieder.
Checkliste DSGVO-Konformität
- [ ] Informationsblatt für Mitglieder erstellt
- [ ] Einwilligungen für Fotos eingeholt und dokumentiert
- [ ] Zugriffsrechte definiert und umgesetzt
- [ ] Löschkonzept erstellt
- [ ] Datensicherheit geprüft (Passwörter, Verschlüsselung)
- [ ] Auftragsverarbeiter-Verträge abgeschlossen (z.B. mit Software-Anbietern)
Fazit
Die DSGVO mag zunächst kompliziert wirken, ist aber mit etwas Organisation gut umsetzbar. Moderne Feuerwehr-Software unterstützt Sie dabei, indem sie Zugriffsrechte, Einwilligungen und Löschfristen automatisch verwaltet.