Die Arbeit mit Minderjährigen bringt besondere Datenschutz-Anforderungen mit sich. Welche Daten darf die Jugendfeuerwehr speichern? Wann brauchen Sie die Einwilligung der Eltern? Dieser Leitfaden gibt praktische Antworten.
Grundsatz: Minderjährige genießen besonderen Schutz
Bei Kindern und Jugendlichen gilt:
- Unter 16 Jahren: Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich
- Ab 16 Jahren: Jugendliche können teilweise selbst einwilligen
- Generell: Besondere Sorgfalt bei allen personenbezogenen Daten
Die DSGVO nennt Kinder explizit als besonders schützenswert (Art. 8 DSGVO).
Welche Daten dürfen Sie speichern?
Ohne Einwilligung (auf Basis der Mitgliedschaft)
Für die Durchführung der JF-Arbeit dürfen Sie speichern:
Stammdaten des Mitglieds:
- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- Adresse
- Telefonnummer (wenn vom Mitglied selbst)
Dienstliche Daten:
- Eintrittsdatum
- Status (aktiv/passiv)
- Absolvierte Ausbildungen
- Anwesenheiten bei Übungen
Rechtsgrundlage: Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Mit Einwilligung der Eltern erforderlich
Für folgende Daten brauchen Sie eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung:
Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten:
- Namen der Eltern
- Adressen (wenn abweichend)
- Telefonnummern
- E-Mail-Adressen
Notfallkontakte:
- Alternative Ansprechpartner
- Telefonnummern
Gesundheitsdaten:
- Allergien
- Medikamente
- Besondere Bedürfnisse
- Schwimmfähigkeit
Fotos und Videos:
- Für interne Nutzung
- Für Website/Social Media
- Für Presse
Messenger-Dienste:
- Aufnahme in WhatsApp-Gruppen
- Andere Messenger
Besonders sensible Daten
Diese Daten unterliegen erhöhtem Schutz:
- Gesundheitsdaten – Nur speichern, wenn wirklich nötig
- Bankdaten – Nur bei Beitragseinzug
- Religionszugehörigkeit – Normalerweise nicht erforderlich
Einwilligungen richtig einholen
Form der Einwilligung
Eine wirksame Einwilligung muss sein:
- Schriftlich – Bei Minderjährigen immer
- Freiwillig – Kein Zwang, keine Nachteile bei Ablehnung
- Informiert – Eltern müssen wissen, wofür sie einwilligen
- Konkret – Für jeden Zweck einzeln
Muster-Einwilligungserklärung
EINWILLIGUNG ZUR DATENVERARBEITUNG
Hiermit willige ich ein, dass folgende Daten meines Kindes
[Name des Kindes] von der Jugendfeuerwehr [Name]
verarbeitet werden:
□ Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten
(Name, Telefon, E-Mail für Benachrichtigungen)
□ Notfallkontakt
(Name und Telefon für Notfälle)
□ Gesundheitsrelevante Informationen
(Allergien, Medikamente – nur für Betreuer sichtbar)
□ Fotos für interne Nutzung
(JF-interne Dokumentation, nicht öffentlich)
□ Fotos für Öffentlichkeitsarbeit
(Website, Social Media, Presse)
□ Aufnahme in Messenger-Gruppe
(WhatsApp/Signal der Jugendfeuerwehr)
Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Datum: _____________
Unterschrift Erziehungsberechtigte(r): _____________
Dokumentation
Für jede Einwilligung dokumentieren Sie:
- Wer hat eingewilligt (Name des Erziehungsberechtigten)
- Wann (Datum)
- Wofür genau
- Original aufbewahren oder digital archivieren
Besondere Situationen
Getrennt lebende Eltern
- Grundsätzlich reicht die Einwilligung eines Erziehungsberechtigten
- Bei alleinigem Sorgerecht: Nur dieser ist berechtigt
- Im Zweifel: Beide Elternteile unterschreiben lassen
Fotos auf Veranstaltungen
Erlaubt ohne Einwilligung:
- Gruppenfotos, auf denen Einzelne nicht im Fokus stehen
- Fotos von Ereignissen (Übung, Wettbewerb) mit vielen Personen
Einwilligung nötig:
- Porträtfotos
- Fotos, auf denen Einzelne klar erkennbar und im Fokus sind
- Veröffentlichung im Internet
Praxis-Tipp: Holen Sie generell Einwilligungen ein – das erspart Diskussionen.
WhatsApp und Co.
Messenger sind praktisch, aber datenschutzrechtlich problematisch:
Probleme:
- WhatsApp teilt Telefonnummern mit Meta
- Nicht DSGVO-konform
- Unter 16 Jahren eigentlich nicht erlaubt
Lösungen:
- Signal oder Threema als Alternative
- Schriftliche Einwilligung der Eltern einholen
- Keine sensiblen Daten im Chat
- Separate Gruppe für Eltern
Teilnehmerlisten bei Ausflügen
Für Ausflüge und Zeltlager benötigen Sie:
| Datum | Zweck | Aufbewahrung | |-------|-------|--------------| | Name, Geburtsdatum | Identifikation | Bis nach Veranstaltung | | Notfallkontakt | Für Notfälle | Bis nach Veranstaltung | | Gesundheitsdaten | Allergien, Medikamente | Bis nach Veranstaltung | | Versicherungsnummer | Unfallversicherung | Bis nach Veranstaltung |
Wichtig: Nach der Veranstaltung nicht mehr benötigte Daten löschen!
Zugriffsrechte klar regeln
Nicht jeder muss alles sehen:
| Rolle | Zugriff auf | |-------|-------------| | JF-Wart | Alle Mitgliedsdaten | | Betreuer | Stammdaten, Notfallkontakte, Gesundheitsinfos | | Wehrführung | Stammdaten, Statistiken | | Mitglieder | Nur eigene Daten | | Eltern | Daten des eigenen Kindes |
Löschfristen beachten
Daten dürfen nicht ewig gespeichert werden:
- Nach Austritt: Stammdaten nach max. 3 Jahren löschen
- Gesundheitsdaten: Sofort nach Ende der Relevanz
- Fotos: Bei Widerruf oder nach Austritt
- Veranstaltungsdaten: Nach der Veranstaltung (außer für Statistik)
Eltern informieren
Eltern haben ein Recht zu wissen, was mit den Daten ihrer Kinder passiert:
Informationsblatt erstellen
Inhalt:
- Welche Daten werden gespeichert?
- Zu welchem Zweck?
- Wer hat Zugriff?
- Wie lange werden sie gespeichert?
- Welche Rechte haben Eltern/Kinder?
- Ansprechpartner für Datenschutz
Bei Aufnahme informieren
- Informationsblatt aushändigen
- Einwilligungen einholen
- Fragen beantworten
Checkliste DSGVO-konforme JF
- [ ] Einwilligungsformular erstellt
- [ ] Alle Einwilligungen dokumentiert
- [ ] Informationsblatt für Eltern vorhanden
- [ ] Zugriffsrechte definiert
- [ ] Löschkonzept erstellt
- [ ] Datensichere Speicherung (keine offenen Excel-Listen)
- [ ] Messenger-Nutzung geregelt
- [ ] Foto-Regelung kommuniziert
Fazit
Datenschutz in der Jugendfeuerwehr ist kein Hindernis, sondern schützt die Ihnen anvertrauten Kinder und Jugendlichen. Mit klaren Prozessen, sauberen Einwilligungen und transparenter Kommunikation mit den Eltern meistern Sie die DSGVO-Anforderungen.
Die wichtigste Regel: Im Zweifel lieber eine Einwilligung mehr einholen und transparent kommunizieren. Eltern schätzen es, wenn Sie sorgfältig mit den Daten ihrer Kinder umgehen.