"Das haben wir schon immer so gemacht" – ein Satz, den man in Feuerwehren häufig hört. Doch stimmt das noch? Wir vergleichen die gängigen Methoden der Feuerwehrverwaltung und zeigen, wann sich ein Umstieg wirklich lohnt.
Die drei Methoden im Überblick
1. Papier und Zettel
Die traditionelle Methode: Karteikarten, Ordner, handschriftliche Listen.
Vorteile:
- Kein technisches Wissen nötig
- Funktioniert ohne Strom und Internet
- Keine Softwarekosten
Nachteile:
- Zeitaufwändig bei Änderungen
- Schwer zu durchsuchen
- Nur an einem Ort verfügbar
- Brandgefahr (ausgerechnet bei der Feuerwehr)
2. Excel und Word
Der Klassiker in vielen Wehren: Tabellen für Mitglieder, Dokumente für Berichte.
Vorteile:
- Flexibel anpassbar
- Meist schon vorhanden (Microsoft Office)
- Sortieren und Filtern möglich
Nachteile:
- Versionschaos ("Mitglieder_final_v3_neu.xlsx")
- Keine echte Mehrbenutzerfähigkeit
- Datenschutz schwer umsetzbar
- Keine automatischen Erinnerungen
3. Spezialisierte Feuerwehr-Software
Moderne Lösungen, die speziell für die Anforderungen der Feuerwehr entwickelt wurden.
Vorteile:
- Alle Daten an einem Ort
- Mehrbenutzerfähig mit Rechteverwaltung
- Automatische Erinnerungen
- DSGVO-konform
- Auswertungen auf Knopfdruck
Nachteile:
- Einarbeitungszeit
- Laufende Kosten
- Abhängigkeit vom Anbieter
Der ehrliche Vergleich
Zeitaufwand
| Aufgabe | Papier | Excel | Software | |---------|--------|-------|----------| | Neues Mitglied anlegen | 15 Min | 10 Min | 5 Min | | Adressänderung | 5 Min | 3 Min | 1 Min | | "Wer hat Lehrgang X?" | 30 Min | 5 Min | 10 Sek | | Jahresstatistik erstellen | 4 Std | 2 Std | 5 Min | | Erinnerung G26-Untersuchung | Manuell prüfen | Manuell prüfen | Automatisch |
Datensicherheit
| Kriterium | Papier | Excel | Software | |-----------|--------|-------|----------| | Backup | Kopieren | Manuell | Automatisch | | Zugriffsschutz | Schrank abschließen | Passwort (oft keins) | Rollenbasiert | | Verschlüsselung | - | Selten | Standard | | DSGVO-Konformität | Schwierig | Schwierig | Integriert |
Kosten
| Posten | Papier | Excel | Software | |--------|--------|-------|----------| | Anschaffung | Ordner, Papier | Office-Lizenz | Meist Abo-Modell | | Laufend | Papier, Druckerpatronen | Updates | Monatlich/jährlich | | Versteckte Kosten | Arbeitszeit | Arbeitszeit | Gering |
Wann lohnt sich welche Methode?
Papier ist ausreichend, wenn...
- Sie eine sehr kleine Wehr haben (< 15 Mitglieder)
- Nur eine Person für die Verwaltung zuständig ist
- Keine digitale Kommunikation gewünscht ist
Excel reicht aus, wenn...
- Sie eine kleine bis mittlere Wehr haben (15-40 Mitglieder)
- Eine Person die Hoheit über die Dateien hat
- Einfache Auswertungen genügen
- Sie technisch versiert sind
Software ist sinnvoll, wenn...
- Sie mehr als 40 Mitglieder haben
- Mehrere Personen Daten pflegen müssen
- Sie Jugendfeuerwehr oder Kinderfeuerwehr verwalten
- Automatische Erinnerungen gewünscht sind
- DSGVO-Konformität wichtig ist
- Sie Zeit sparen möchten
Die häufigsten Einwände – und Antworten
"Das ist zu teuer"
Rechnen Sie die Arbeitszeit gegen. Wenn Ihr Schriftführer 5 Stunden pro Monat spart, ist eine Software schnell günstiger als sein Zeitaufwand.
"Das kann doch keiner bedienen"
Moderne Software ist benutzerfreundlich. Wenn Ihre Kameraden ein Smartphone bedienen können, schaffen sie auch eine Verwaltungssoftware.
"Unsere Daten gehören uns"
Seriöse Anbieter hosten in deutschen Rechenzentren und garantieren Datenhoheit. Ihre Excel-Datei in der Dropbox ist vermutlich weniger sicher.
"Was, wenn der Anbieter pleitegeht?"
Ein berechtigter Einwand. Achten Sie auf Exportfunktionen und wählen Sie etablierte Anbieter.
Der Umstieg: So gelingt er
1. Bestandsaufnahme
- Welche Daten haben Sie wo?
- Wer arbeitet damit?
- Was funktioniert, was nicht?
2. Anforderungen sammeln
- Was muss die neue Lösung können?
- Was wäre nice-to-have?
- Wer soll Zugriff haben?
3. Anbieter vergleichen
- Testphasen nutzen
- Referenzen einholen
- Support testen
4. Schrittweise einführen
Nicht alles auf einmal:
- Monat 1-2: Stammdaten übertragen
- Monat 3-4: Erste Nutzer schulen
- Monat 5-6: Weitere Module aktivieren
- Ab Monat 7: Alte Systeme abschalten
Der beste Zeitpunkt für den Umstieg war vor 5 Jahren. Der zweitbeste ist jetzt.
Fazit
Es gibt keine universelle Antwort. Papier und Excel haben ihre Berechtigung – für kleine Wehren mit einfachen Anforderungen. Sobald die Verwaltung aber zur Last wird oder mehrere Personen zusammenarbeiten müssen, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Software.
Die Frage ist nicht, ob Sie digital werden – sondern wann und wie.